Heinolan kaupunki on myynyt kaupungintalon ja valtuustotalon Osuuskauppa Hämeenmaan tytäryhtiölle Hämeenmaa Kiinteistöt Oy:lle. Kaupunki saa käyttää tiloja kuitenkin vähintään vuoden 2027 loppuun. Myynnin seurauksena kaupungin on järjestettävä toimitilamuutto tai vähintään löydettävä väistötilaratkaisut määräaikaan mennessä omalle henkilöstöorganisaatiolle, valtuustolle ja muille luottamuselimille ja luottamushenkilötoiminnalle.
Kaupungintalon ja valtuustotalon kiinteistöistä on siirrettävä palvelualueiden toimitilojen lisäksi mm. arkistointitilat, ICT-tekniikan konesali, väistössä oleva kirjasto ja varastotilat. Lisäksi kiinteistöissä on useita mm. luottamuselimien säännöllisessä kokous- ja edustuskäytössä olleita tiloja. Tilakokonaisuuteen liittyy myös Heinolan Tietokeskus Oy:n kiinteistön kehittäminen vastaanottamaan osa muuttavista toiminnoista.
Prosessi viedään läpi kokonaisprojektina, jotta muutto ja tilajärjestelyt saadaan hallitusti toteutettua. Alkuvaiheessa päivitetään toimitilastrategia ja tiloihin vaikuttavat henkilöstöön ja sen sijoittumiseen liittyvät linjaukset, joiden ohjaamana tehdään tilatarpeiden ja tilojen suunnittelu sekä määritetään siirtymävaiheen reunaehdot mm. väistötiloille. Projektin alkuvaiheessa laaditaan kokonaissuunnitelma ja tunnistetaan erilaiset osaprojektit, joiden osalta laaditaan omat aikataulut ja määritellään vastuut etenemisestä.
Projektin etenemisestä viestitään säännöllisesti kaupungin verkkosivuilla sekä henkilöstölle myös kaupungin intranetissa.
